Creio que não será exagero se eu falar que o setor financeiro é o coração de uma administradora. É nesse departamento que se desempenham as funções mais sensíveis da gestão condominial, desde o lançamento e pagamentos das contas, até o controle da inadimplência.

O objetivo deste post é falar sobre a importância do trabalho desenvolvido pela administradora, além de apresentar cinco dicas para organizar o setor e traçar estratégias que ajudem sua empresa a se tornar cada vez mais uma referência no mercado!

1 – Reconhecendo o cenário

Nessa etapa inicial, é importante mapear e listar que tarefas são feitas, por que são feitas e analisar como são feitas, se realmente estão sendo realizadas da melhor forma.

Vamos a alguns exemplos práticos de atividades realizadas no financeiro de uma administradora real:

• Recebimento e lançamento da contas a pagar;
• Solicitação de autorização de pagamentos com o síndico;
• Efetivação de pagamentos;
• Junção do comprovante e arquivamento das despesas mensais;
• Fechamento do caixa/conciliação/leituras de consumo/emissão dos boletos;
• Preparação do livro de prestação de contas;
• Entrega da documentação ao motorista/motoboy.
• Análises Financeiras e Previsão Orçamentária.

Qual a finalidade desses procedimentos serem feitos? É possível eliminar algum deles? O processo está sendo realizado da maneira mais fácil/prática?

É necessário fazer uma análise profunda desses pontos para definir os processos essenciais e eliminar a trabalhos que podem ser dispensáveis e acabam gerando perda de tempo. Por aqui, já entendemos que a tecnologia é uma aliada e com ela, conseguimos eliminar várias etapas mencionadas acima. Isso representa mais produtividade e lucratividade.

2- Identificando perfis de colaborador

Identificar qual colaborador tem o perfil/ competência para cada tarefa específica e planejar a carteira de serviços de cada um é essencial para se produzir mais e aumentar a qualidade da entrega dos serviços.

Todos temos diferentes talentos e habilidades, e é papel do gestor identificar quais pessoas têm maior habilidade/facilidade e melhor desempenho em determinada tarefa, e assim, planejar a carteira de serviços de acordo com esses critérios.
Essa carteira de tarefas tem que ser bem distribuída, a fim de não sobrecarregar demais um funcionário e outro ficar com tempo livre. Você vai precisar testar na prática e mudar se for necessário para manter sempre equilibrado.

Aqui não tem segredo: você precisa estar atento e conhecer sua equipe para entender qual função se encaixa no perfil de cada um. As pessoas vão dar sinais durante a jornada e, na dúvida, não custa chamar o colaborador pra um bate-papo e entender onde ele se enxerga produzindo mais 😉

3- Estimule a cooperação

De nada adianta ter uma equipe com profissionais excelentes, se a sua comunicação não é assertiva. Todos precisam estar cientes das suas funções e responsabilidades e como o trabalho realizado por um colaborador influencia no trabalho do outro. É muito comum cada um pensar apenas na sua responsabilidade, sendo que com pequenos ajustes nas tarefas se pode otimizar e muito a rotina do colega.
A equipe precisa trabalhar como um time, entendendo o processo do outro e fazendo o possível para ajudar.

Criar um fluxograma claro de trabalho pode ajudar os colaboradores a entender o processo como um todo. À partir desse entendimento, fica mais fácil exercitar o processo de desenvolvimento de melhorias em todas as rotinas. E esse é o assunto do próximo tópico 😉

4 – Qual o seu propósito?

Os seus colaboradores conhecem o processo financeiro como um todo e o que é entregue ao cliente?
Quando o colaborador entende processo como um todo, consegue mensurar qual é o impacto do trabalho que ele desenvolve em toda a empresa, ou setor. Isso o motiva a produzir mais e a reconhecer melhorias possíveis no trabalho que ele desempenha.
Faça os fluxos de trabalho, defina processos e protocolos e qual o prazo de entrega de cada atividade; acompanhe as entregas e os resultados.
Defina metas de entrega e produtividade e se possível, ofereça bônus por atingimento de resultados. Um incentivo financeiro para a equipe pode lhe trazer retornos nos custos com mãos de obra. Equipe engajada e motivada produz mais, o que lhe permite trabalhar com um quadro de funcionários mais enxuto.
Quanto mais claras as metas, mais fácil que tudo esteja sob controle.

5 – Meça os resultados

Aplicou todos esses passos e teve o resultado esperado? Ótimo!
Não teve? O que não funcionou? Identifique esses pontos e faça os ajustes necessários até chegar ao seu objetivo.
Gestão à vista é uma boa prática para engajar a equipe e ter informações rápidas sobre a qualidade de trabalho e a produtividade da sua equipe. Sugiro que você estude como implantar esse conceito aí na sua administradora. Empresas como Google, Facebook, Amazon, Netflix, NuBank, entre outras, trabalham com gestão à vista, OKR, entre outras ferramentas que vão lhe ajudar a medir os números da sua empresa.

E aí? O que achou?

Após validar esses 5 passos, crie rotinas de acompanhamento para sempre manter tudo como planejado e ir incluindo as novas rotinas/obrigações que vão surgindo no dia a dia.
Não existe uma receita mágica para tudo ficar organizado e funcionando, esse é um processo contínuo, que deve começar hoje e só é possível com a ajuda de todos.
Aplicando essas técnicas é inevitável o sucesso e aumento da produtividade do departamento financeiro da sua administradora.