A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) terá impacto em diversos setores, entre eles o condominial, pois as administradoras mantêm bases de dados pessoais de condôminos. Entretanto, ainda há muitas dúvidas sobre como aplicar a LGPD para administradoras de condomínios.

A Lei, que deveria ter entrado em vigor no mês de Agosto/20, teve seu prazo de aplicação prorrogado pela Medida Provisória 959/2020, para 3 de maio de 2021. O Senado Federal, porém, encurtou o prazo para janeiro de 2021 e a matéria tramita na Câmara dos Deputados.

Independentemente do resultado da tramitação, é fundamental entender a Lei e como se adaptar a ela, pois as implicações vão desde advertências até a exclusão da base de dados da empresa, o que pode inviabilizar, por exemplo, a comunicação e cobrança dos condôminos.

Por isso, veja, agora, como a LGPD irá afetar a administração de condomínios e como se enquadrar na lei.

O que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, com o objetivo principal de proteger os direitos de liberdade e privacidade. Ou seja, ela determina a forma correta de coletar e utilizar informações de terceiros, desde CPF e RG até data de nascimento, contatos de telefone, e-mail entre outros.

Também estão incluídas nas informações que devem ser protegidas questões como orientação sexual, origem racial e étnica, entre outros, que possa gerar ataques discriminatórios.

Qual a forma correta de coletar e usar os dados?

A LGPD estabelece de que forma os dados poderão ser coletados e usados, desde que sempre com o conhecimento e consentimento prévio do dono da informação.

Assim, seguem algumas exigências da Lei:

Finalidade

Os dados deverão ser tratados para fins específicos, que devem estar expressos no ato da sua solicitação, ou seja, com a ciência da pessoa que está preenchendo ou entregando os dados.

Adequação

Os dados precisam estar relacionados à finalidade à qual foram concedidos. Não podem, portanto, ser desviados para uso diferente.

Necessidade

Devem ser coletados apenas os dados mínimos necessários para determinado uso, nada além.

Livre acesso

O usuário a quem os dados se referem pode consultá-los gratuitamente a qualquer momento. Ou seja, a empresa deve dar a ele o livre acesso.

Qualidade

Os dados devem estar sempre atualizados, ou seja, devem ser revisados constantemente com o usuário.

Transparência

Todas as informações sobre o tratamento dos dados devem ser claras e transparentes, sem letras miúdas e entrelinhas.

Segurança

A empresa precisa adotar todas as medidas necessárias para garantir a proteção dos dados coletados, de situações como destruição, perdas, alterações, comunicação ou difusão das informações.

Prevenção

A empresa responsável pelo tratamento dos dados deve adotar medidas para prevenção de danos aos usuários que possam ocorrer nesse processo, como o vazamento de dados.

Não discriminação

Não pode haver discriminação do usuário de acordo com os seus dados.

Responsabilização e prestação de contas

A empresa deve se responsabilizar pelo tratamento que dá aos dados e prestar contas aos usuários sobre eles sempre que este solicitar.

Como aplicar a LGPD para administradoras de condomínios

Partindo do princípio de que os dados pessoais são comuns nos cadastrados condominiais, é preciso entender como aplicar a LGPD para administradoras de condomínios.

Os condomínios em si não são afetados, visto que não costumam armazenar os dados e tratá-los, mas as administradoras sim.  A partir de cadastros dos condôminos para efeitos de cobrança, comunicados do condomínio ou de alguma judicialização.  Além disso, eventualmente as administradoras podem ter a necessidade de usar alguma informação para fins de propaganda, o que também deve estar explícito no momento da coleta dos dados para esse fim.

Portanto, é importante que a empresa realize o tratamento seguro das informações, reservando um espaço virtual protegido de vazamentos, com acesso livre aos donos dos dados e atualização frequente. Isso se aplica desde às informações armazenadas em nuvem ou HDs de computadores até o acesso à arquivos impressos.

As penalidades para quem não cumprir a Lei vão desde uma advertência à empresa até multas e, em casos graves, a eliminação total dos dados da base da empresa, o que pode ser muito prejudicial ao andamento do trabalho.

Por isso, informe-se e adapte a tecnologia da empresa às normas da lei. Não deixe de observar todas as implicações da LGPD para administradoras de condomínios. Para ajudar nessa adaptação, conheça a AlmahCondos e solicite uma demonstração das nossas soluções tecnológicas.